TIETOSUOJASELOSTE
- Rekisterin nimi
Aineistopankki Jakari (Grano)
- Rekisterinpitäjät
Helsingin Diakonissalaitoksen säätiö sr (y-tunnus 0116480-8)
- Rekisterinpitäjän edustaja
Laura Niemi, viestintäjohtaja, etunimi.sukunimi(at)hdl.fi, puh. +35850 373 8602
- Yhteyshenkilöt rekisteriasioissa
Jaana af Hällström, viestinnän asiantuntija, etunimi.sukunimi(at)hdl.fi, puh. +358404853545
- Organisaation nimittämä tietosuojavastaava
Leenamaija Sipponen, tietosuoja(at)hdl.fi, puh. +358400728516
- Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietoja käsitellään viestinnän ja markkinoinnin tarkoituksiin. Käsittely perustuu sopimukseen sekä rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.
- Rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää:- kuvia mm. tunnistettavista henkilöistä, tapahtumista, esineistä, rakennuksista
- kuviin liittyvä tietosisältö: henkilön nimi, kuvauspaikka, kuvausajankohta, kuvaaja, mihin aihepiiriin kuva liittyy
- painomateriaaleihin liittyviä taittotiedostoja ja paino PDF:iä
- kuvankäyttösopimuksia
- logoja ja muuta graafista aineistoa.
Manuaalisesti säilytetään kuvattavien kanssa tehdyt allekirjoitetut sopimukset ja suostumukset.
- Henkilötietojen tietolähteet
Henkilötiedot saadaan kuvattavilta itseltään sekä aineistoa tuottavilta kumppaneilta.
- Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta kolmansille osapuolille, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.
- Rekisteritietojen suojauksen periaatteet ja säilytysajat
Rekisteritiedot tallennetaan sopimuksen mukaan Grano Oy: n tarjoamaan aineistonhallintajärjestelmään. Grano Oy on sitoutunut käsittelemään henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun GDPR:n vaatimusten mukaisesti.
Henkilötietojen käsittely on käyttöoikeuksin ja salasanoin rajattu. Kuvatun henkilön nimeä ei julkaista ilman asianomaisen suostumusta. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
Manuaalinen aineisto (sopimukset ja suostumukset) säilytetään lukitussa tilassa olevassa lukitussa kaapissa sopimuksen päättymiseen asti, jonka jälkeen ne arkistoidaan.
Aktiivikäytöstä poistetut kuvat siirretään kuvankäyttösopimuksen päätyttyä arkistoon. Tämän jälkeen kuvien käyttöä koskee valokuvia koskevat suoja-ajat. Tavallisten valokuvien suoja-aika on 50 vuotta kuvanottovuoden päättymisestä.
- Rekisteröidyn oikeudet
Oikeudet, kun käsittelyperusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu:- oikeus saada informaatiota henkilötietojen käsittelystä
- oikeus saada pääsy tietoihin
- oikeus oikaista tietoja
- oikeus poistaa tiedot (oikeus tulla unohdetuksi)
- oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä
- henkilötietojen oikaisua tai poistoa tai käsittelyn rajoittamista koskeva ilmoitusvelvollisuus
- oikeus vastustaa tietojen käsittelyä.
Lisäksi rekisteröity voi peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta, poistetaan tiedot. Suostumuksen peruminen ei koskee kuvien aikaisempaa käyttöä sopimuksen mukaisesti.
Rekisteröidyn oikeuksien käytöstä tulee lähettää pyyntö kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisterin yhteyshenkilöille tai esittää henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. Tarkastuspyyntöä henkilökohtaisesti esitettäessä on asiakkaan esitettävä henkilöllisyystodistuksensa.
- Muut mahdolliset oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Lisätietoja rekisteröidyn oikeuksista saa osoitteesta www.tietosuoja.fi